El cliente acepta la propuesta el lunes. El miércoles, el equipo que debe ejecutarla sigue buscando qué versión se aprobó, quién facilita los accesos y si la fecha prometida cabe en la agenda. Ventas da el encargo por cerrado; operaciones aún no puede empezarlo.
Es una situación ilustrativa de una empresa de servicios técnicos de A Coruña, no un caso de cliente de NorteIA. Sirve para revisar un proceso concreto: el traspaso desde la aceptación comercial hasta que el equipo de ejecución recibe un encargo que puede asumir.
Acordar cuándo está completo el traspaso
«Ya lo he mandado por correo» describe una acción de quien entrega. Para comprobar el traspaso hace falta también la respuesta de quien recibe: tiene la información necesaria, entiende el alcance y sabe cuál es el siguiente paso.
En esta propuesta de trabajo, ventas conserva la responsabilidad de completar la entrega hasta que operaciones la acepta. Si falta algo, se registra el dato pendiente y quién lo obtiene. El cliente mantiene un interlocutor, aunque internamente participen varias personas.
La Guía Kanban pide definir los puntos de inicio y final, los estados y las reglas de movimiento del trabajo. Esa claridad permite acordar qué significa cada estado. La ficha siguiente es una propuesta operativa de NorteIA para este traspaso; no pretende implantar por sí sola todo el método Kanban.
Una ficha que el siguiente equipo pueda utilizar
Conserva una ficha por encargo, vinculada a la versión aceptada. Los documentos pueden seguir en sus ubicaciones habituales: la ficha debe indicar dónde consultar cada dato, sin obligar a copiar todo en varios sistemas.
| Campo | Qué debe quedar resuelto | Si falta o se contradice |
|---|---|---|
| Encargo y aceptación | Referencia única, cliente y versión que ha aceptado. | Ventas localiza la aceptación y confirma la versión antes de entregar. |
| Resultado y límites | Qué se entregará, cómo se comprobará y qué queda fuera. | El responsable comercial aclara la diferencia; operaciones no completa el alcance por intuición. |
| Material necesario para arrancar | Documentación, decisiones y accesos imprescindibles para la primera tarea. | Se identifica quién aporta cada elemento y qué parte del trabajo bloquea. |
| Fechas | Compromisos con el cliente y propuesta de inicio, distinguiendo lo confirmado de lo solicitado. | El responsable de operaciones contrasta la capacidad y coordina la respuesta al cliente. |
| Responsable de ejecución | Persona que acepta el encargo y organiza el siguiente paso. | El coordinador asigna responsable o deja el encargo pendiente de capacidad. |
| Interlocutor y cambios | Quién resuelve dudas con el cliente y cómo se tramitan nuevas peticiones. | Se acuerda el canal antes de que aparezcan instrucciones contradictorias. |
Comprueba que quien recibe puede abrir los documentos enlazados. No incluyas contraseñas en la ficha. Para los accesos, registra quién los solicita, quién los concede y si están disponibles mediante el procedimiento habitual de la empresa.
Distinguir información incompleta de falta de capacidad
Un encargo puede estar aceptado comercialmente y pendiente de datos; tener los datos completos y esperar a que operaciones lo asuma; o estar asumido y programado para una fecha futura. Conviene mostrar esas situaciones por separado. Una etiqueta única de «pendiente» no indica qué decisión hace falta.
Si el problema es la documentación, el siguiente paso es obtenerla. Si el equipo ya tiene todo y no dispone de capacidad, otro recordatorio al cliente no resolverá la espera. Hace falta revisar prioridades, asignación o la fecha de inicio con quien puede decidirlas.
También puede haber trabajo que sí se pueda adelantar. En ese caso, el responsable de ejecución deja por escrito qué parte autoriza, qué dependencia sigue abierta y quién la resolverá. No se presenta el encargo completo como listo.
Medir la espera con hitos que no se confundan
La Guía Kanban define el tiempo de ciclo a partir de los puntos de inicio y final acordados. Para analizar este traspaso proponemos registrar por separado la aceptación del cliente, la validación de datos completos y la aceptación por operaciones. No son hitos equivalentes al comienzo efectivo de la ejecución.
Este cálculo es expresamente hipotético. Todas las horas son locales y pertenecen a una semana sin cambio de horario:
| Hito del ejemplo | Momento | Tiempo desde el hito anterior |
|---|---|---|
| El cliente acepta el encargo. | Lunes, 09:00. | Inicio de la medición. |
| La documentación necesaria queda validada como completa. | Martes, 12:00. | 27 horas naturales. |
| Operaciones acepta el traspaso y asigna responsable. | Miércoles, 09:00. | 21 horas naturales. |
El intervalo total es 27 + 21 = 48 horas naturales. Incluye noches y no equivale a horas de trabajo, coste ni ahorro posible. Tampoco demuestra por sí solo la causa del retraso: registra qué bloqueo hubo en cada tramo. Si necesitas medir únicamente el horario laboral, acuerda antes el calendario y aplícalo igual a todos los casos.
Automatizar después de definir la entrega
Una conexión entre el CRM y la herramienta de proyectos podría preparar la ficha al registrarse la aceptación. Si se incorpora IA para resumir el alcance, el resumen se trataría como borrador vinculado al documento original y revisado por la persona responsable. Un campo sin dato debe quedar pendiente.
Prueba el recorrido con un encargo ficticio completo y otro al que le falte un requisito imprescindible. El primero debería llegar al receptor correcto; el segundo debería mostrar el bloqueo y la persona encargada de resolverlo. Si ambos aparecen como listos, la prueba ha encontrado un fallo del proceso.
Revisa también un cambio de alcance después de la entrega: debe volver a la persona que decide sobre él, sin modificar silenciosamente lo que operaciones había aceptado. No conviene automatizar el arranque si aún se negocian de forma habitual los criterios de aceptación.
Para evaluar la mejora, compara encargos semejantes y observa los dos intervalos, las devoluciones por datos incompletos y los trabajos todavía sin asumir. Si el tiempo solo se desplaza de una cola a otra, el traspaso no ha resuelto el atasco. En NorteIA ayudamos a diseñar procesos de negocio con responsabilidades y criterios claros, desde A Coruña para empresas de Galicia.