Un cliente pide un presupuesto por correo. Adjunta una foto, menciona una medida en el mensaje y deja otra para una llamada posterior. El trabajo empieza mucho antes de calcular el importe: hay que entender la petición, completar los datos y localizar la versión correcta del catálogo.
Ese recorrido permite introducir automatización por partes. La siguiente propuesta es un ejemplo ilustrativo para una empresa de servicios; no describe resultados obtenidos en un cliente de NorteIA.
Empezar por la recepción, con una referencia única
La primera pieza debe registrar la solicitud y vincularla al mensaje original. Si el mismo correo se procesa dos veces, el sistema debería reconocerlo y conservar una sola solicitud. Una respuesta reenviada por un compañero tampoco debería convertirse automáticamente en una nueva oportunidad.
Guarda la referencia de origen, la fecha y el estado. Eso permite responder a una pregunta operativa muy sencilla: «¿Qué ha pasado con la solicitud que entró ayer?».
Extraer datos sin rellenar los huecos por intuición
La IA puede proponer una ficha con el servicio solicitado, las medidas mencionadas y las dudas pendientes. Cada dato relevante debe poder relacionarse con su origen. Cuando el documento no permite leer una medida, el resultado útil es «pendiente de confirmar».
Separa tres situaciones: dato presente, dato ausente y dato contradictorio. Si una medida aparece como 80 en el texto y 90 en el adjunto, elegir una de ellas silenciosamente es un fallo, aunque la ficha final parezca completa.
Usar reglas claras para los cálculos
Una vez validados los datos, los cálculos que dependen de un catálogo y unas reglas definidas deben poder reproducirse. La IA puede ayudar a interpretar una petición; una operación aritmética o una condición comercial necesita una regla verificable y una versión identificada.
Anthropic distingue entre recorridos fijados por código y agentes que deciden dinámicamente cómo actuar. Esa distinción ayuda a escoger la complejidad adecuada: en una solicitud bien estructurada, un recorrido explícito puede ser suficiente. El número de agentes no es una medida de calidad.
Preparar la respuesta y dejar clara la aprobación
| Situación | Acción propuesta |
|---|---|
| Falta un dato obligatorio | Preparar una pregunta concreta para revisión. |
| Datos completos y servicio conocido | Preparar la propuesta con la plantilla y las reglas vigentes. |
| Excepción comercial | Enviar la solicitud al responsable, con la información reunida. |
| Error de conexión | Dejar la tarea pendiente y registrar el fallo; no marcarla como enviada. |
La aprobación tiene que referirse a una versión concreta. Si una persona revisa una propuesta y después cambian las medidas, esa aprobación anterior no debería autorizar el envío de la nueva versión.
Comprobar el recorrido completo
Antes de abrirlo a solicitudes reales, utiliza un conjunto pequeño de ejemplos representativos: uno completo, uno incompleto, uno duplicado, uno con datos incompatibles y otro fuera de catálogo. Comprueba también una caída del servicio de correo. El sistema debe conservar el trabajo pendiente sin duplicar envíos al recuperarse.
Mide cuánto tiempo dedica una persona a revisar y corregir cada solicitud, además del tiempo que tarda el sistema en prepararla. Si la revisión exige rehacer casi todo, conviene volver al alcance o a la calidad de los datos.
Este tipo de desarrollo empieza con una revisión del proceso. Para preparar la conversación basta con traer una solicitud habitual, una que dio problemas y la explicación de cómo se resolvieron, eliminando los datos personales que no sean necesarios.